Personuppgifter
Tillgång till personuppgift för enskild person
Nedanstående information är en generell information till de som kan ha personuppgifter lagrade hos Masmästaren Fastigheter AB. Syftet med detta dokument är att informera individer om hur information används, samt rättigheter och skyldigheter vi har gentemot dig som personuppgiftsägare.
Maj 2018 träder en ny lag i kraft GDPR (General data Protection Regulation) som stiftats av EU. Denna lag är till för att skydda Medborgarna i EU, och vems som äger rätten till personuppgifterna. Kortfattat så äger Individen rätten om sina egna personuppgifter, och vi som företag/organisation skall skydda dessa uppgifter från att hamna i orätta händer.
Det är vår skyldighet att informera dig om hur vi använder dina personuppgifter, om var dessa finns och hur de används.
Du äger rätten att kostnadsfritt:
- Begära utdrag på vilka uppgifter vi har om dig i våra system (1ggr/år kostnadsfritt)
- Begära förändring på felaktiga uppgifter (Korrekta uppgifter ändras Ej)
- Bli glömd (avpersonifierad) i våra system under förutsättning att
- Bolaget kan spåra och följa upp åtaganden i våra avtal med kunder
- Det inte strider mot svenska lagar och förordningar
Bolaget är skyldiga att:
- Skydda dina uppgifter enligt de lagar och regler som gäller
- Informera dig vid eventuell förlust/intrång i våra system
- Information görs efter de uppgifter vi har om dig. Om dessa är felaktiga kan vi inte heller sköta åtagandet.
- Informera tillsynsmyndigheten vid förlust/intrång i våra system
Så här får du ut personlig information om dig:
Masmästaren är skyldig att inom 30 dagar göra informationen tillgänglig för dig. Av säkerhetsskäl är Personuppgiftsansvarig skyldig att säkerställa din identitet och skydda integriteten innan vi lämnar ut informationen du begärt. Därför finns 2 sätt att få denna information:
- Du hämtar uppgifterna på vårt Huvudkontor i Falun, på en överenskommen dag/tid.
- Du skall till detta möte ta med Godkänd ID handling (Se Polis och Skatteverket).
- Du får en utskrift av den personliga informationen som vi har om dig, i våra system.
- Vi skickar ett USB lagringsmedia via rekommenderat brev, som löses ut till självkostnadspris för media samt frakt.
I de fall det är möjligt för personuppgiftsägaren att via egen inloggning i system att ta del, ändra och bli glömd/anonymiserad. Skall personuppgiftsägaren själv hantera detta via sin inloggning.
Särskilda skäl:
Vid begäran av radering/anonymisering äger personuppgiftsägaren rätten att bli glömd, under förutsättning att man inte bryter mot annan i Sverige gällande lag/förordning. I de fall person önskar bli raderad så kan personuppgifter finnas kvar på ev. säkerhetskopia.
Då det är svårt att radera enskilda poster i säkerhetskopia utan omfattande arbete eller risk för att annan data förstörs historiskt, så förbehåller vi oss rätten att göra en bedömning om risken för skada för personen i fråga. Om personuppgiftsägaren motsätter sig denna bedömning så önskar vi en beskrivning av de särskilda skälen varför säkerhetskopia skall raderas. En sådan beskrivning skall innehålla en beskrivning av vilken skada personuppgiftsägaren kan åsamkas vid en återläsning av säkerhetskopia (skälig grund).
Hantering av personuppgifter hos oss:
I samband med att GDPR träder i kraft, har vi kartlagt interna processer, system och funktioner. I detta arbete har kartläggning av syfte samt funktion genomgått en granskning för att identifiera brister och onödig personlig information. Målet är att kontinuerligt arbeta med systemstöd för att i största möjliga mån skydda den privata individens personuppgifter. Vi arbetar även fortlöpande med revideringar och utbildning för anställda gällande hanteringen av personuppgifter.
I vår kartläggning har det framkommit att vi har ett berättigat intresse att samla in och spara personuppgifter för att kunna hantera företagets åtaganden och lagliga skyldigheter. I de fall du har personuppgifter hos oss och begärt ut dessa, kan du även få en genomgång av syfte och det berättigade intresset i de system/funktioner där vi använt dina uppgifter. Denna genomgång ägnar vi max 30 minuter på per möte. Av säkerhetsskäl lämnar vi inte ut information om kartläggningen till 3:e person. Meddela vid beställningen av utdrag, att en sådan genomgång önskas.
Beställning av personuppgifter:
Vid radering, förändringar eller utdrag av personuppgifter skall du kontakta vår Kommunikationsansvarige genom e-post till info@masmastaren.se
alternativt brev till: Masmästaren Fastigheter AB, Att: Dataskyddsombud, Box 1005, 791 10 FALUN.
Förfrågan skall innehålla följande uppgifter:
- Beskrivning av Ert ärende (vad som önskas)
- Beskrivning av särskilda skäl, i det fall det behövs.
- I vilken eller vilka roller (Kategorier av Registrerad) du haft kontakt med oss (Se nedan tabell)
- Särskild beskrivning ifall utdrag från e-post konversationer önskas (se nedan)
- Hur Ni önskar informationen (Hämtas eller skickas med rekommenderat brev)
- Förnamn & Efternamn
- Önskat kontaktsätt vid kompletterande frågor:
- Ev: företag som man varit anställd hos vid kontakt med oss
- Alt 1: Adress, Postort & Postnummer
- Alt 2: E-postadress
- Alt 3: Telefonnummer
Utdrag och förändringar i e-post är särskilt svårt och omfattande. Våra anställda äger möjlighet att använda företagets e-post i privata ärenden. Samt att e-post systemet saknar möjlighet att centralt söka och ta del av innehållet av de anställdas enskilda e-postlådor. Därför behöver vi kompletterande uppgifter samt en syftes beskrivning av varför uppgifterna önskas.
Följande uppgifter behövs för sökning efter e-post konversationer:
- Namn på anställda hos oss eller till vilken funktion man skickat e-post
- Under vilken period (från och till datum) som konversationer skett
- Varför uppgifterna önskas och vilket syfte de fyller.
- Vi förbehåller oss rätten att göra en bedömning om omfattning och berättigat skäl till önskat uppdrag.
Kategorier av registrerade:
- Anställd
- Tidigare anställd
- Arbetssökande
- Hyresgäst
- Hyresgäst prospekt
- Leverantör